TO DO LIST

Si tu te sent dépassé par le nombre de tâches que tu as à accomplir et que tu ne parviens plus à établir des priorités, il est temps de penser à faire une to-do list.

Cet outil pratique et simple te sera très utile pour gérer toute cette charge de travail qui encombre ton cerveau.

Tu pourras ensuite organiser tes tâches selon des priorités que tu as définies et ainsi ne plus oublier les choses importantes.

Il n'existe pas une méthode unique, mais plusieurs pratiques différentes selon les sensibilités de chacun et du type de tâche à organiser.

Pourquoi une to-do list ?

De nombreux effets bénéfiques :

Te concentrer sur les tâches à valeur ajoutée, ne pas oublier les dates d'échéances importantes, ne pas procrastiner, réduire ton stress : ne pas te sentir débordé en perdant la maîtrise du volume de travail à produire, obtenir une vue globale sur l'ensemble de ta charge de travail et d'une manière globale, gérer ton temps avec efficacité en améliorant ta productivité.

C'est très simple, organisez-vous en 3 étapes

1) Liste les principales les tâches et actions que tu as en tête.

Attention : une to do list efficace ne doit pas être surchargée. Il vaut mieux noter les principales actions (ou la synthèse d'une prise de notes), les plus importantes et/ou plus urgentes, plutôt que de dresser une liste de tâches exhaustive qui te découragera très rapidement. Rien de plus démotivant que de voir une liste s'allonger et devoir reporter de plus en plus d'activités au lendemain. Si certaines sont complexes ou très longues à mener,

2)Décompose-les en tâches plus simples à planifier. En général, seules les activités de moins de 60 min doivent être listées. Alloue une durée pour chacune d'entre elles pour faciliter ton organisation. Pas question de noter ici un nom de projet comme tâche. En revanche, une action à faire pour un projet trouvera sa place dans la liste.

3)Utilise des verbes d'action pour qualifier précisément le contenu des tâches : "rédiger le compte rendu de la réunion du 20-04-2014", "prendre rendez-vous avec le fournisseur x", etc.

Si besoin, fais une liste pour les tâches personnelles et une pour les professionnelles. Attention encore : si tu es susceptible de mixer des tâches pro et perso sur les mêmes créneaux horaires, tes 2 listes doivent être fusionnées, car les activités des 2 profils entrent en concurrence. Affecte une priorité en face de chaque item, allant de prioritaire à secondaire.

Si au final tu obtiens un grand nombre de tâches identifiées comme prioritaires, passe-les de nouveau en revue. En les comparant, tu définiras un nouvel ordre de priorité. Reclasse les tâches suivant la priorité définie.

Les prioritaires en haut de liste. tu peux utiliser un code couleur pour repérer visuellement le degré de priorité. Ta liste ainsi bâtie te donnera toute latitude pour organiser ta journée et prendre les bonnes décisions. Notamment déléguer si besoin.

Comment utiliser une to-do list ?

Généralement, tout commence la veille. Tu prépares ta journée du lendemain en établissant ta to-do list . Tu peux également exécuter cet exercice le matin avant de commencer ta journée.

Au fur et à mesure de l'avancement de ton travail, rayez celles qui sont traitées. C'est un petit plaisir à ne pas négliger pour maintenir une motivation au plus haut ! En fin de journée, reporte les tâches non accomplies au lendemain (ou plus tard).